Dịch vụ nhập dữ liệu từ ảnh vào Excel

Ảnh chụp vội, hơi nghiêng hay hơi mờ vẫn dùng được. Bạn chỉ cần nói rõ muốn lấy những gì, phần còn lại để chúng tôi lo.

Nhập dữ liệu từ ảnh vào Excel: Bạn nhận được gì?

Bạn nhận lại file Excel hoàn chỉnh theo yêu cầu, bao gồm:

• Dữ liệu theo danh mục yêu cầu: Các thông tin được trích xuất từ ảnh, sắp xếp thành từng cột theo tên gọi và thứ tự bạn cung cấp.
• Bảng biểu đầy đủ: Giữ nguyên nội dung và cấu trúc các bảng trong tài liệu gốc khi bạn yêu cầu chuyển toàn bộ bảng.
• Số liệu chính xác: Đối chiếu với ảnh gốc, đảm bảo nội dung được nhập đầy đủ và hạn chế sai sót.
• File sẵn sàng sử dụng: Dữ liệu được trình bày rõ ràng, có thể chỉnh sửa, lọc, sắp xếp và tổng hợp trực tiếp trong Excel.

Ví dụ thực tế

Ví dụ 1: Trích xuất thông tin từ hóa đơn mua hàng. Bạn chụp hóa đơn và yêu cầu lấy số hóa đơn, ngày lập, tên nhà cung cấp, tổng tiền cùng danh sách hàng hóa gồm tên hàng, số lượng, đơn giá và thành tiền. File Excel sẽ được tổ chức theo từng dòng hàng, kèm thông tin chung của hóa đơn. Ví dụ: HD-0412 | 05/03 | Công ty An Phát | Gạo thơm | 20 | 18.000 | 360.000.

Ví dụ 2: Chuyển bảng lương sang Excel. Bạn gửi ảnh bảng lương in sẵn và muốn chuyển toàn bộ nội dung sang Excel mà không cần lựa chọn từng trường dữ liệu. Chúng tôi nhập lại bảng theo bản gốc, giữ đầy đủ các hàng, cột, tiêu đề và thông tin tương ứng.

Ví dụ 3: Nhập dữ liệu từ nhiều phiếu nhập kho. Bạn chụp 20 phiếu nhập kho cùng loại và gửi trong một lần. Chúng tôi tổng hợp dữ liệu vào một file Excel theo cùng cấu trúc, đồng thời đối chiếu với dữ liệu đã xử lý trước đó để hạn chế nhập trùng chứng từ.

Bạn muốn trích xuất những thông tin nào từ ảnh?

Phương án trích xuất theo danh mục chỉ định: Bạn cung cấp danh sách các trường dữ liệu cần lấy, chẳng hạn số chứng từ, ngày lập, tên đối tác, tổng tiền. Với hóa đơn có danh sách hàng hóa, bạn có thể yêu cầu thêm các trường như tên hàng, số lượng, đơn giá và thành tiền. Chúng tôi tổ chức dữ liệu thành các cột tương ứng. Mỗi chứng từ có thể được thể hiện trên một hoặc nhiều dòng tùy theo cấu trúc dữ liệu và yêu cầu của bạn.

Phương án chuyển toàn bộ bảng từ ảnh sang Excel: Nếu bạn muốn giữ nguyên bảng biểu trong tài liệu gốc, chúng tôi nhập lại toàn bộ nội dung mà không yêu cầu bạn khai báo từng trường dữ liệu. Các tiêu đề cột, hàng và thông tin trong bảng được chuyển sang Excel theo cấu trúc tương ứng. Bạn cũng có thể yêu cầu bổ sung các cột dữ liệu hoặc thông tin tính toán cần thiết.

Chuyển hình ảnh sang Excel có nhiều bảng dữ liệu

Đối với tài liệu chứa nhiều bảng hoặc có thêm nội dung bên ngoài bảng như tiêu đề, ngày lập, người phụ trách và ghi chú, chúng tôi có thể tổ chức dữ liệu trong Excel theo một trong các cách sau:

• Mỗi bảng một Sheet: Tách riêng từng bảng thành một trang tính, có thể đặt tên theo nội dung bảng.
• Gộp thành một bảng: Tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng có cấu trúc tương đồng vào cùng một Sheet, bổ sung cột phân loại nguồn dữ liệu khi cần.
• Giữ bố cục nối tiếp: Sắp xếp các bảng lần lượt trong một Sheet, giữ tiêu đề và nội dung phân biệt giữa các bảng.
• Tự chọn phương án phù hợp: Các bảng có cùng cấu trúc được gộp chung; bảng có cấu trúc khác nhau được tách thành các Sheet riêng.

Chụp tài liệu thế nào để có kết quả tốt nhất?

Chất lượng hình ảnh ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác khi chuyển ảnh chụp thành file Excel. Bạn không cần thiết bị chuyên dụng, chỉ cần lưu ý một số điểm sau:

• Hình ảnh rõ nét: Chụp đủ sáng, lấy trọn nội dung tài liệu, tránh để vật thể che khuất thông tin.
• Góc chụp phù hợp: Ưu tiên chụp thẳng góc để hạn chế méo hình. Trường hợp ảnh hơi nghiêng vẫn có thể tiếp nhận xử lý.
• Gửi nhiều tài liệu cùng lúc: Với các chứng từ cùng loại, bạn có thể chụp và gửi theo từng đợt để tổng hợp vào cùng một file Excel.
• Thông tin khó đọc: Nếu có nội dung bị mờ, nhòe hoặc không thể xác định chính xác, chúng tôi sẽ thông báo để bạn cung cấp lại thay vì tự suy đoán.

Lấy dữ liệu từ ảnh vào Excel với số lượng lớn

Đối với nhu cầu lấy dữ liệu từ ảnh vào Excel thường xuyên, bạn chỉ cần thống nhất danh mục thông tin, tên cột và cấu trúc file Excel ngay từ đợt đầu tiên. Những lần tiếp theo, chúng tôi áp dụng cùng quy chuẩn để xử lý và tổng hợp dữ liệu vào một file thống nhất.

Bạn cũng có thể yêu cầu đối chiếu chứng từ giữa các đợt dựa trên những thông tin định danh như số chứng từ, ngày lập hoặc mã tài liệu. Nhờ đó, dữ liệu trùng lặp được phát hiện và hạn chế nhập nhiều lần.

Trích xuất dữ liệu từ ảnh sang Excel có thể sử dụng cho tính toán

Các trường dữ liệu được xử lý theo đúng kiểu nội dung, chẳng hạn số tiền ở dạng số, ngày tháng ở định dạng ngày và mã hàng được giữ nguyên theo tài liệu gốc. Điều này giúp bạn thuận tiện thực hiện các thao tác tính toán, lọc, sắp xếp và tổng hợp dữ liệu.

Ngoài ra, bạn có thể chỉ định tên cột, thứ tự sắp xếp và định dạng dữ liệu theo quy chuẩn nội bộ để file bàn giao phù hợp với hệ thống quản lý hiện có.

Quy trình thực hiện chỉ trong 4 bước

1. Tiếp nhận tài liệu và yêu cầuBạn gửi một số ảnh mẫu, kèm danh sách thông tin cần trích xuất hoặc yêu cầu chuyển toàn bộ bảng biểu sang Excel.
2. Thống nhất cấu trúc dữ liệuChúng tôi xử lý thử một phần tài liệu và gửi kết quả để bạn kiểm tra, xác nhận các trường thông tin, tên cột và cách sắp xếp dữ liệu.
3. Tiến hành xử lýSau khi thống nhất mẫu, bạn gửi toàn bộ tài liệu cần chuyển đổi. Chúng tôi thực hiện nhập liệu, kiểm tra và đối chiếu theo yêu cầu đã xác nhận.
4. Bàn giao file ExcelBạn nhận file Excel hoàn chỉnh theo cấu trúc đã thống nhất, sẵn sàng phục vụ công việc quản lý, tra cứu, tính toán và báo cáo.

Câu hỏi thường gặp

Các dịch vụ khác của DataLiti