Dịch vụ nhập dữ liệu từ Excel vào Word

Dữ liệu đã có sẵn trong bảng tính nên việc điền diễn ra nhanh và gọn: mỗi giá trị nằm đúng chỗ, không nhầm giữa các văn bản.

Chuyển Excel sang Word: bạn nhận được gì?

Bạn nhận được bộ văn bản Word được tạo từ dữ liệu trong Excel, với thông tin điền theo đúng mẫu và cách sắp xếp đã thống nhất:

• Mỗi dòng dữ liệu có thể tạo thành một văn bản Word riêng.
• Dữ liệu được điền vào mẫu Word do bạn cung cấp hoặc mẫu do DataLiti thiết kế.
• Có thể nhận từng file riêng hoặc gộp tất cả văn bản vào một file Word.
• File hoàn chỉnh, thuận tiện cho việc kiểm tra, in ấn, ký kết và lưu trữ.

Ví dụ về kết quả bạn nhận được

Ví dụ 1: Tạo giấy khen từ danh sách học sinh. Bạn có file Excel gồm 200 học sinh với các thông tin như họ tên, lớp và điểm trung bình, cùng một mẫu giấy khen trong Word. Khi xuất dữ liệu Excel sang Word, DataLiti sử dụng dữ liệu để tạo 200 giấy khen, mỗi học sinh một bản với thông tin tương ứng. Bạn có thể nhận 200 file riêng hoặc một file Word gồm 200 trang để in cùng lúc.

Ví dụ 2: Tạo phiếu giao hàng từ danh sách đơn hàng. File Excel lưu thông tin đơn hàng, trong đó mỗi mặt hàng nằm trên một dòng. Nếu nhiều dòng có cùng mã đơn hàng, DataLiti sẽ gom chúng thành một phiếu giao hàng. Thông tin khách hàng được điền một lần, còn danh sách mặt hàng được trình bày trong bảng của phiếu.

Ví dụ 3: Tạo hợp đồng từ danh sách nhân viên. Bạn có danh sách 50 nhân viên trong Excel và một mẫu hợp đồng Word. DataLiti sử dụng thông tin họ tên, số điện thoại, ngày bắt đầu làm việc và mức lương để tạo 50 hợp đồng tương ứng. Các thông tin như ngày tháng và số điện thoại được định dạng thống nhất trước khi điền vào mẫu.

Điền dữ liệu theo mẫu Word có sẵn

Khi chuyển Excel sang Word theo mẫu, bạn gửi mẫu Word đang sử dụng và xác định những vị trí cần điền thông tin, chẳng hạn họ tên, địa chỉ, số điện thoại hoặc mã đơn hàng. DataLiti sẽ liên kết từng vị trí với cột dữ liệu tương ứng trong Excel.

Các nội dung cố định như tiêu đề, điều khoản, hướng dẫn và phần chữ ký được giữ theo mẫu ban đầu. Chỉ những vị trí được chỉ định mới được thay bằng dữ liệu từ Excel.

Khi chuyển bảng Excel sang Word cho văn bản có bảng chi tiết, chẳng hạn phiếu giao hàng hoặc bảng kê sản phẩm, số dòng trong bảng có thể được điều chỉnh theo dữ liệu của từng văn bản. Nếu chưa có mẫu Word, DataLiti có thể tạo mẫu bảng hoặc thiết kế mẫu theo nhu cầu sử dụng.

Nhận file Word riêng hoặc gộp thành một file

Khi chuyển file Excel thành Word, từ cùng một bảng Excel, bạn có thể chọn một trong hai cách nhận kết quả:

• Mỗi văn bản một file Word riêng: Các file được đặt tên và nén chung để bạn tải về một lần. Phù hợp khi cần gửi từng hợp đồng, giấy khen hoặc phiếu cho từng người.
• Gộp tất cả vào một file Word: Mỗi văn bản bắt đầu ở một trang mới. Phù hợp khi cần in nhiều văn bản cùng lúc hoặc lưu trữ thành một tài liệu tổng hợp.

Gom nhiều dòng Excel vào cùng một văn bản

Trong một số trường hợp chuyển file Excel thành Word, một văn bản cần sử dụng dữ liệu từ nhiều dòng Excel. Ví dụ, một đơn hàng có nhiều mặt hàng, mỗi mặt hàng được ghi trên một dòng riêng.

Bạn chỉ cần xác định cột dùng để phân nhóm, chẳng hạn mã đơn hàng. DataLiti sẽ gom những dòng có cùng mã thành một văn bản: thông tin chung của đơn hàng được điền một lần, còn các mặt hàng được đưa vào bảng chi tiết.

Làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu trước khi điền

Dữ liệu trong Excel có thể chưa thống nhất về khoảng trắng, cách viết hoa, ngày tháng hoặc định dạng số. Trước khi xuất dữ liệu Excel sang Word, DataLiti có thể xử lý các lỗi định dạng phổ biến theo yêu cầu:

• Loại bỏ khoảng trắng thừa trong dữ liệu.
• Thống nhất cách viết hoa tên người, tên đơn vị hoặc các trường thông tin khác.
• Chuẩn hóa cách hiển thị số điện thoại, email và mã số.
• Chuyển ngày tháng đang lưu dưới dạng số Excel thành định dạng ngày dễ đọc.
• Định dạng số tiền, số lượng và các giá trị số theo quy ước đã chọn.
• Xử lý ô trống theo yêu cầu để tránh hiển thị thông tin không phù hợp trong văn bản.

Chèn bảng Excel vào Word khác gì với tạo văn bản Word từ Excel?

Nếu chỉ cần chèn bảng tính Excel vào Word để minh họa trong báo cáo, bạn có thể sử dụng chức năng sao chép, dán hoặc nhúng bảng tính có sẵn trong Word.

Dịch vụ nhập dữ liệu từ Excel vào Word của DataLiti dành cho nhu cầu tạo văn bản từ dữ liệu Excel. Khi chuyển bảng Excel sang Word theo mẫu, thay vì chèn bảng tính Excel vào Word nguyên bản, thông tin từ từng dòng hoặc từng nhóm dòng được đưa vào đúng vị trí trong mẫu Word. Nhờ đó, bạn có thể tạo hàng loạt hợp đồng, giấy khen, phiếu giao hàng, thư thông báo và nhiều loại văn bản khác mà không phải nhập thủ công từng bản.

Quy trình thực hiện gồm 4 bước

1. Gửi file Excel và mẫu WordCung cấp bảng dữ liệu và mẫu văn bản cần điền. Nếu chưa có mẫu, hãy mô tả loại văn bản bạn muốn tạo.
2. Xác nhận cách điền dữ liệuDataLiti đối chiếu các cột Excel với những vị trí cần điền trong Word và thống nhất cách xử lý dữ liệu.
3. Kiểm tra văn bản mẫuBạn xem trước một số văn bản để kiểm tra nội dung, cách trình bày và định dạng trước khi xử lý toàn bộ.
4. Nhận kết quả hoàn chỉnhDataLiti bàn giao các file Word riêng hoặc file gộp theo lựa chọn của bạn.

Câu hỏi thường gặp

Các dịch vụ khác của DataLiti