Dịch vụ nhập dữ liệu từ PDF vào Excel

Kết quả bạn nhận được khi nhập dữ liệu từ PDF vào Excel

File Excel bàn giao được xây dựng dựa trên mục đích sử dụng thực tế của bạn:

• Trích xuất thông tin theo yêu cầu: Chọn những trường dữ liệu cần lấy từ PDF, mỗi trường được bố trí thành một cột riêng với thứ tự đã thống nhất.
• Chuyển đổi toàn bộ bảng biểu: Tái tạo nội dung bảng trong PDF thành bảng tính Excel, giữ lại cách phân chia và tiêu đề cột phù hợp với tài liệu gốc.
• Dữ liệu có thể xử lý: Nội dung được kiểm tra và sắp xếp để thuận tiện chỉnh sửa, tìm kiếm, lọc và tính toán trong Excel.

Một số tình huống chuyển dữ liệu PDF sang Excel

Ví dụ 1: Tổng hợp sao kê tài khoản. Bạn có nhiều trang sao kê ngân hàng nhưng chỉ cần ngày giao dịch, nội dung và số tiền. DataLiti có thể tập hợp thông tin từ các trang vào một bảng Excel thống nhất, giúp bạn dễ dàng theo dõi và tổng hợp giao dịch.

Ví dụ 2: Nhập dữ liệu từ bộ chứng từ. Một tệp PDF chứa nhiều chứng từ với nội dung và số lượng mặt hàng khác nhau. Khi xuất dữ liệu PDF sang Excel, bạn có thể yêu cầu trích xuất thông tin chung của từng chứng từ cùng chi tiết từng mặt hàng, sau đó sắp xếp thành các dòng dữ liệu trong Excel.

Ví dụ 3: Lọc thông tin từ bảng giá. Tài liệu PDF có nhiều trường thông tin nhưng bạn chỉ cần một số dữ liệu phục vụ quản lý sản phẩm. Chúng tôi sẽ lấy đúng những cột được yêu cầu, chẳng hạn mã hàng, tên sản phẩm và đơn giá, thay vì chuyển toàn bộ bảng.

Nhận xử lý cả PDF xuất từ phần mềm và PDF scan

PDF có thể chứa văn bản, số liệu được lưu dưới dạng dữ liệu điện tử hoặc chỉ chứa hình ảnh của tài liệu đã quét. DataLiti tiếp nhận cả hai dạng và lựa chọn phương pháp xử lý phù hợp để chuyển file PDF thành Excel. Dù bạn cần chuyển PDF sang Excel từ loại PDF nào, kết quả đều được tổ chức theo cấu trúc đã thống nhất.

Đối với PDF scan, chất lượng bản quét sẽ ảnh hưởng đến khả năng nhận diện thông tin. Những trang bị xoay, lệch hoặc có chất lượng hình ảnh chưa tốt sẽ được xem xét trong quá trình xử lý. Nếu có nội dung không đủ rõ để xác định chính xác, chúng tôi sẽ trao đổi lại với bạn.

Xử lý tài liệu PDF có nhiều trang và bảng biểu liên tục

Khi dữ liệu nằm rải rác ở nhiều trang, việc chuyển PDF sang Excel cần đảm bảo mối liên kết giữa các phần nội dung. Tùy cấu trúc tài liệu, DataLiti có thể xử lý theo các cách sau:

• Nối bảng qua nhiều trang: Tập hợp các phần của cùng một bảng thành dữ liệu liên tục, hạn chế lặp lại những dòng tiêu đề không cần thiết.
• Giữ nguyên nội dung chứng từ: Liên kết các phần thông tin thuộc cùng một chứng từ, kể cả khi nội dung được trình bày trên nhiều trang.
• Phân tách nhiều chứng từ: Sắp xếp dữ liệu theo từng chứng từ hoặc nhóm thông tin để thuận tiện tra cứu.
• Tổng hợp tệp PDF số lượng lớn: Xử lý nhiều tài liệu theo cùng một cấu trúc và tập hợp kết quả vào file Excel thống nhất.

Chọn dữ liệu cần lấy hoặc chuyển đổi toàn bộ bảng PDF

Bạn không nhất thiết phải chuyển tất cả nội dung trong tài liệu. Khi chuyển file PDF thành Excel, DataLiti hỗ trợ hai hình thức xử lý tùy theo nhu cầu. Với những tài liệu có nhiều cột, phương án trích xuất theo trường thông tin giúp loại bỏ phần dữ liệu không cần thiết và tạo bảng tính gọn hơn. Hai hình thức đó là:

• Chọn trường dữ liệu: Khi trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel, bạn cung cấp danh sách thông tin cần lấy, chẳng hạn mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá hoặc ngày lập. File Excel chỉ tập trung vào những dữ liệu này.
• Chuyển toàn bộ bảng: Khi chuyển bảng trong PDF sang Excel, chúng tôi nhập lại nội dung bảng biểu từ PDF, phù hợp khi bạn cần lưu trữ hoặc tiếp tục xử lý toàn bộ dữ liệu.

Tùy chỉnh cách sắp xếp dữ liệu trong file Excel

Một tài liệu PDF có thể chứa nhiều bảng với nội dung và cấu trúc khác nhau. Đối với những tài liệu được gửi định kỳ, DataLiti có thể sử dụng cấu trúc đã thống nhất từ lần xử lý trước để các đợt dữ liệu tiếp theo đồng nhất hơn. Khi chuyển bảng trong PDF sang Excel, bạn có thể yêu cầu tổ chức dữ liệu theo cách phù hợp với quy trình làm việc:

• Tách từng bảng thành một sheet riêng.
• Gộp các bảng có cùng cấu trúc vào một sheet.
• Đặt các bảng nối tiếp nhau trong cùng một sheet.
• Bổ sung cột phân loại để nhận biết nguồn dữ liệu hoặc nhóm tài liệu.
• Thay đổi tên cột và thứ tự các trường theo mẫu có sẵn.

File Excel phục vụ tính toán, thống kê và đối chiếu

Sau khi xuất dữ liệu PDF sang Excel, dữ liệu không chỉ được trình bày trong bảng tính mà còn được tổ chức để phục vụ các công việc tiếp theo. Những trường thông tin như số lượng, đơn giá, thành tiền và ngày tháng được định dạng phù hợp với mục đích sử dụng; các mã hàng hoặc mã chứng từ được giữ nguyên theo tài liệu nguồn.

Theo yêu cầu, DataLiti có thể bổ sung cột tính toán, phân nhóm hoặc sắp xếp dữ liệu để hỗ trợ lập báo cáo, kiểm tra số liệu và đối chiếu giữa các tài liệu.

Nếu cần tổng hợp dữ liệu từ nhiều đợt, bạn cũng có thể cung cấp trường thông tin dùng để nhận diện chứng từ. Chúng tôi sẽ dựa trên tiêu chí đó để kiểm tra và phát hiện những bản ghi có khả năng trùng lặp.

Quy trình nhập dữ liệu từ PDF vào Excel trong 4 bước

1. Gửi tài liệu và yêu cầuBạn gửi file PDF mẫu, đồng thời mô tả những thông tin cần trích xuất hoặc yêu cầu chuyển đổi toàn bộ bảng biểu.
2. Thống nhất cấu trúc file ExcelDataLiti xử lý thử một phần dữ liệu để bạn kiểm tra cách trình bày, tên cột, thứ tự và định dạng trước khi thực hiện chính thức.
3. Tiến hành chuyển đổiSau khi thống nhất phương án, bạn gửi toàn bộ tài liệu. Chúng tôi thực hiện trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel, nhập dữ liệu và kiểm tra theo cấu trúc đã xác nhận.
4. Bàn giao kết quảBạn nhận file Excel hoàn chỉnh theo yêu cầu, có thể sử dụng cho việc quản lý, tra cứu, tính toán, thống kê hoặc nhập vào hệ thống hiện có.

Câu hỏi thường gặp

Các dịch vụ khác của DataLiti