Dịch vụ nhập dữ liệu từ ảnh vào Google Sheets

Không còn cảnh gõ lại, tải file lên tải file xuống, hay mỗi người một bản. Mở bảng tính ra là thấy ngay dữ liệu đã được nhập.

Nhập dữ liệu từ ảnh vào Google Sheets: bạn nhận được gì?

Bạn nhận lại dữ liệu đã nằm sẵn trong Google Sheets của mình:

• Những mục bạn chọn từ ảnh, mỗi mục một cột; hoặc nguyên bảng như trong ảnh.
• Dữ liệu ghi đúng bảng tính, đúng trang tính bạn chỉ định.
• Cả nhóm cùng xem và cập nhật ngay trên một bảng.

Ví dụ để bạn dễ hình dung

Ví dụ 1: một cửa hàng bán trực tuyến chụp phiếu giao hàng mỗi cuối ngày và gửi cho chúng tôi. Họ có bảng tính Google với trang tính "Phiếu giao" gồm các cột mã đơn, ngày, khách hàng, sản phẩm, số lượng, tiền thu. Sau khi gửi ảnh, họ mở bảng tính và thấy trang tính đã có đầy đủ dữ liệu của ngày hôm đó, còn trang tính "Tổng hợp" dùng công thức tính doanh thu và vẽ biểu đồ tự cập nhật theo số liệu mới.

Ví dụ 2: thủ kho chụp các phiếu nhập kho trong ngày. Dữ liệu vào trang tính "Nhập kho" của bảng tính chung, kế toán và quản lý cùng mở ra là thấy ngay hàng nào vừa nhập, không ai phải chờ file qua email.

Ví dụ 3: một đơn vị chụp bảng chấm công in sẵn vào cuối tháng. Dữ liệu vào trang tính "Chấm công" với mỗi nhân viên một dòng, ngày công theo từng cột, sẵn sàng cho bảng tính lương đang dùng của họ.

Cấp quyền một lần, dữ liệu tự vào bảng tính

Để chúng tôi ghi dữ liệu vào bảng tính, bạn chỉ cần bấm Chia sẻ và cấp quyền Biên tập cho một địa chỉ email mà chúng tôi cung cấp, giống như mời thêm một đồng nghiệp vào file. Việc này làm một lần cho mỗi bảng tính.

Bạn kiểm soát hoàn toàn: có thể thu hồi quyền bất cứ lúc nào, và chúng tôi chỉ truy cập đúng bảng tính được chia sẻ, không động đến các tệp khác trong Google Drive của bạn.

Chuyển hình ảnh sang Google Sheets, ghi vào đúng trang tính

Khi chuyển hình ảnh sang Google Sheets, dữ liệu được ghi vào trang tính (sheet) mà bạn chỉ định. Nếu trang tính chưa tồn tại, chúng tôi tạo mới; nếu đã có, nội dung trang tính đó được cập nhật theo kết quả mới nhất. Các trang tính khác trong cùng bảng tính không bị đụng tới.

Vì vậy, lời khuyên là dành riêng một trang tính cho dữ liệu nhập từ ảnh, còn bảng tổng hợp, biểu đồ và công thức của bạn nằm ở trang tính khác, tự cập nhật theo dữ liệu mới.

Nhập bảng từ ảnh vào Google Sheets

Bạn có hai cách lấy dữ liệu. Chọn các mục cần lấy, ví dụ số chứng từ, ngày, tên đối tác, tổng tiền, kèm các cột của danh sách chi tiết nếu có; mỗi mục thành một cột. Hoặc để chúng tôi nhập bảng từ ảnh vào Google Sheets nguyên như trong ảnh, giữ tiêu đề cột.

Ảnh có nhiều bảng thì mỗi bảng có thể nằm ở một trang tính riêng, hoặc gộp chung kèm một cột ghi tên bảng. Chữ nằm ngoài bảng như tiêu đề, người lập, ngày tháng được giữ ở một trang tính thông tin chung.

Chuyển ảnh chụp thành Google Sheets cho cả nhóm

Bảng tính Google mạnh nhất khi nhiều người cùng dùng: người nhập hàng, kế toán và chủ cửa hàng cùng nhìn một bộ số liệu, mở được trên điện thoại lẫn máy tính, có lịch sử chỉnh sửa để biết ai sửa gì.

Khi bạn chuyển ảnh chụp thành Google Sheets theo cách này, mỗi đợt ảnh mới được đưa vào cùng một khuôn cột, nên biểu đồ và báo cáo dựng sẵn của bạn luôn có dữ liệu mới mà không phải làm lại.

Không muốn chia sẻ bảng tính thì sao?

Nếu công ty không cho phép chia sẻ, chúng tôi vẫn giao kết quả dưới dạng file Excel để bạn tự tải lên Google Drive và mở bằng Google Sheets. Đây là cách đơn giản nhất để chuyển ảnh thành bảng tính Google mà không cần cấp quyền cho ai ngoài nhóm của bạn.

Quy trình thực hiện chỉ trong 4 bước

1. Gửi ảnh mẫu và link bảng tínhGửi vài ảnh điển hình và cho biết bảng tính, trang tính, các cột cần ghi.
2. Cấp quyền Biên tậpBạn chia sẻ bảng tính cho địa chỉ email chúng tôi cung cấp, chỉ mất vài giây.
3. Xác nhận bản thửChúng tôi nhập thử dữ liệu từ ảnh mẫu để bạn xem đúng cột, đúng định dạng.
4. Gửi ảnh, dữ liệu vào bảng tínhBạn gửi các ảnh còn lại và mở Google Sheets để thấy dữ liệu đã nằm sẵn.

Câu hỏi thường gặp

Các dịch vụ khác của DataLiti