Bạn không cần máy ảnh chuyên dụng để có một bức ảnh tài liệu tốt. Chiếc điện thoại trong túi là đủ, miễn là bạn chú ý vài điểm nhỏ dưới đây. Ảnh càng rõ, dữ liệu chuyển sang Excel càng chính xác và bạn càng ít phải chỉnh sửa về sau.
1. Chụp ở nơi đủ sáng
Ánh sáng là yếu tố quan trọng nhất. Hãy chụp gần cửa sổ hoặc dưới đèn sáng đều, tránh bóng đổ của tay và điện thoại lên tờ giấy. Nếu dùng đèn flash, hãy kiểm tra xem có vệt sáng chói che mất chữ hay không.
2. Lấy trọn cả tờ giấy
Đưa toàn bộ tài liệu vào khung hình, kể cả các góc và phần tiêu đề. Đừng để ngón tay hoặc vật khác che lên chữ, nhất là ở mép giấy, nơi hay có số liệu quan trọng như tổng tiền hoặc ngày tháng.
3. Chụp thẳng góc
Đặt tài liệu trên mặt phẳng và giữ điện thoại song song với tờ giấy. Ảnh hơi nghiêng vẫn dùng được, nhưng chụp thẳng góc giúp các dòng và cột không bị méo, đặc biệt với bảng nhiều cột.
4. Giữ yên tay để ảnh nét
Ảnh bị rung sẽ làm các chữ số dễ bị nhầm lẫn, chẳng hạn số 1 và số 7. Hãy chạm vào màn hình để lấy nét, giữ chắc tay rồi mới bấm chụp. Có thể tựa khuỷu tay lên bàn cho vững.
5. Chụp nhiều tờ cùng loại thì gửi một lượt
Với các chứng từ cùng loại, bạn chụp lần lượt rồi gửi trong một đợt. Kết quả sẽ được gom vào một file Excel với cùng khuôn cột, thuận tiện cho việc lọc và tổng hợp.
Khi nào nên nhờ dịch vụ?
Nếu mỗi tuần bạn có hàng chục tờ giấy cần đưa vào bảng tính, việc gõ tay vừa tốn thời gian vừa dễ sai. Khi đó, dịch vụ nhập dữ liệu từ ảnh vào Excel của DataLiti sẽ giúp bạn nhận lại file Excel đúng cột, đúng mẫu để dùng ngay. Bạn chỉ cần chụp ảnh theo các mẹo ở trên và gửi cho chúng tôi.